Како се работи со ERP систем: практичен процес
Со ERP системот вработениот не ги префрла истите информации меѓу Excel, е-пошта, магацинска програма и сметководствен софтвер. Тој го движи едно барање низ јасни фази, а секој човек го гледа само она што му е потребно за работата. Еве како изгледа овој процес во реална фирма.
Со ERP систем се работи како со заеднички работен тек, а не како со низа одделни екрани. Трговецот внесува клиент и барање, го претвора во понуда, а по одобрувањето системот создава нарачка. Потоа магацинот, производството, теренскиот вработен, сметководителот и управителот работат со истите податоци. Статусот се менува еднаш и се гледа насекаде.
Како започнува работата: клиент, барање и понуда
Процесот започнува со клиентската картичка. Во неа се чуваат фирмата, лице за контакт, адресите, договорените услови, историјата на нарачките и разговорите. Кога ќе пристигне ново прашање по телефон, е-пошта, веб-сајт или на лице место, трговецот го запишува кај тој клиент. Ако клиентот е нов, создава картичка наместо да ги запишува податоците во лична табела.
Следува барањето. Тоа може да биде продажба на стока, услуга, поправка, монтажа или цел проект. Трговецот додава производи и услуги, количини, рок, адреса и посебни услови. Кај фирма со различни цени, ERP системот може да користи ценовник за конкретниот клиент или група клиенти.
Понудата се создава од барањето. Така се намалуваат препишувањето и грешките во количините, цените и адресите. По испраќањето, трговецот го менува статусот во „испратена“, „за одобрување“ или „одбиена“. По потреба, управителот ја гледа понудата и ја одобрува без да бара прилог во е-поштенската кореспонденција.
Како понудата станува нарачка и задача
Кога клиентот ќе ја прифати понудата, трговецот ја претвора во нарачка. Системот ја зачувува врската меѓу клиентот, понудата и нарачката. Така подоцна се гледа што било понудено, што било прифатено и што реално било извршено.
Од нарачката се создаваат задачи. Тие може да бидат подготовка на стока, испорака, посета, монтажа, поправка или издавање фактура. Секоја задача има одговорно лице, рок, адреса, опис и статус. Теренскиот вработен ги добива само своите задачи преку телефон или таблет. Тој може да додаде фотографија, белешка, употребени материјали и потпис од клиентот.
Овој модел е важен при теренски операции. Во Ековат ERP системот опфаќа барања, работни налози, возен парк, магацин и документи за фирма со теренски активности. Работниот налог не останува само во папката на диспечерот, туку се поврзува со луѓето, материјалите и последователното фактурирање.
Како ERP системот управува со магацинот
По потврдена нарачка, магацинот гледа што треба да се издвојува или набави. Залихата се проверува по артикли, магацини и резервирани количини. При недостиг може да се создаде барање до добавувач, без вработениот да прави одделен извештај во Excel.
При прием на испорака се внесуваат добавувачот, артиклите, количините, сериите и роковите, кога тоа е потребно. При експедиција магационерот потврдува што излегло. Така трговецот гледа дали нарачката е готова, а управителот го гледа движењето на стоката и вредноста на залихите.
При производство, магацинот не е само список со готови производи. Системот може да поврзе рецепт или технолошка операција со производствена серија. Во Тестен Дом процесот опфаќа B2B барања од е-пошта, рецепти, производствени серии, FEFO магацин со рок на траење, баркод, фактури и извештаи. Ова ја покажува разликата меѓу обичен магацински модул и процес поставен според конкретниот бизнис.
Како се издава фактура и што гледа сметководителот
Кога испораката или услугата е извршена, фактурата се создава од нарачката или работниот налог. Клиентот, основата, износите и артиклите веќе се внесени. Сметководителот го проверува документот, ги додава потребните сметководствени податоци и го следи статусот на плаќањето.
Во зависност од процесот, фактурата може да се издаде при испорака, во фаза од проектот, месечно според договор или по приемот на работата. Кај LiftexPro системот ги поврзува планирањето на прегледите, зградите, техничарите и автоматското фактурирање за компании за лифтови. Тоа е практичната смисла на ERP: фактурата се појавува како следен чекор од извршената работа, а не како ново рачно внесување.
Какви улоги има во еден ERP систем
Добриот систем не прикажува исти екрани на сите. Тој го дели пристапот според одговорностите и остава трага кој ги променил податоците. Улогите може да се постават според структурата на фирмата.
| Улога | Секојдневна работа | Што гледа |
|---|---|---|
| Управител | Ги следи продажбите, нарачките, задоцнетите задачи, магацинот и резултатите | Контролни табли, извештаи, клучни отстапувања и целосен преглед |
| Трговец | Внесува клиенти, барања и понуди; ги следи зделките | Своите клиенти, понуди, задачи и историјата на комуникацијата |
| Магационер | Прима, резервира, комплетира и предава стока | Залихи, движења, серии, баркодови и магацински задачи |
| Сметководител | Проверува фактури, плаќања и документи | Фактури, обврски, плаќања и тек на документи |
| Вработен на терен | Извршува посети, монтажа или поправки | Доделени задачи, адреси, упатства, материјали и фотографии |
Во демото на Универзален ERP се собрани контакти, проекти, задачи, фактури, календар и извештаи. Демото за меѓународен превоз покажува поинаков пристап: одделни прикази за сопственик, диспечер, сметководител и возач, заедно со курсеви, возен парк, клиенти, фактури и трошоци. Така се гледа зошто ERP не е ист за секоја фирма.
Како управителот добива извештај во реално време
Извештајот во ERP не е слика од крајот на месецот, ако тимот ги внесува информациите при извршувањето на работата. Управителот може да види кои понуди чекаат одговор, кои нарачки доцнат, што има во магацинот, кои фактури не се платени и колку задачи се отворени по тим.
Тоа не значи дека секој извештај автоматски е корисен. Ако вработените прескокнуваат статуси или внесуваат различни називи за истиот артикл, резултатот ќе биде неточен. Затоа при воведувањето се определуваат задолжителни полиња, одговорни лица и јасни правила кога една задача се смета за завршена.
Во Saitami ERP се комбинирани CRM, тикет-систем, интегриран SIP телефон, AI имејлови и автоматизација на процеси. Ваков тип систем е корисен кога управителот сака да ја поврзе комуникацијата со клиентот со реалната работа, а не да одржува одделни списоци за разговори, задачи и продажба.
Како се заменуваат Excel табелите и препишувањето
Excel останува корисен за еднократна анализа или увоз на податоци. Проблемот настанува кога табелата ќе стане главниот оперативен систем. Тогаш има различни верзии, недостасува историја на промените, формулите се оштетуваат, а информациите не стигнуваат навреме до магацинот или сметководството.
ERP го заменува ова со еден запис и последователни дејства. Клиентот се внесува еднаш. Понудата ги користи неговите податоци. Нарачката ја наследува понудата. Магацинот ја добива задачата од нарачката. Фактурата го користи извршеното. Извештајот се пресметува од истите записи.
Кога постојат надворешни системи, API интеграција може да го поврзе ERP со онлајн продавница, курир, плаќања, телефонија, имејл или сметководствен софтвер. Целта не е секоја програма да биде заменета, туку податоците автоматски да преминуваат таму каде што тоа е безбедно и оправдано.
Како се воведува ERP процесот во фирмата
Не почнувајте со каталог на функции. Почнете со една реална нарачка и следете што се случува од првиот контакт до плаќањето. Запишете кој ги внесува информациите, кој ги проверува, што се печати, каде настанува доцнење и кој извештај недостасува.
- 01Опишување на реалниот процес
Поделете ја работата на фази: барање, понуда, нарачка, магацин или производство, извршување, фактура и плаќање. Забележете ги исклучоците, бидејќи токму тие често создаваат рачна работа.
- 02Определување улоги и правила
Утврдете кој создава клиент, кој одобрува цена, кој резервира стока, кој ја завршува задачата и кој има право да издава или поништува документ.
- 03Поставување и поврзување на податоците
Создајте полиња, статуси, шаблони и извештаи. Потоа проценете кои надворешни системи треба да се поврзат преку API и кои податоци ќе се разменуваат.
- 04Тестирање со реални сценарија
Проверете нормална продажба, одбиена понуда, недостиг на стока, вратена испорака, задоцнета задача и корекција на фактура. Така проблемите се откриваат пред пуштањето во употреба.
- 05Постепено воведување и контрола
Почнете со процесот што носи најмногу рачна работа. Следете дали тимот правилно ги внесува податоците, приспособете ги екраните и додавајте ги следните модули кога основниот тек ќе биде стабилен.
Кога стандардниот ERP систем не е доволен
Стандардниот производ е добар избор кога фирмата може да работи според готов процес и нема потреба од специфични улоги, документи или интеграции. Обично се воведува побрзо, но наметнува ограничувања врз начинот на работа.
ERP по нарачка има смисла кога фирмата има теренски тимови, производство, сложени договори, различни типови клиенти, специфично формирање цени или многу системи за поврзување. Цената и рокот зависат од бројот на улоги, модулите, миграцијата на податоци, интеграциите и потребните проверки. Важно е понудата да го опишува работниот процес, а не само списокот на менија.
Практични примери има во демото за производство на баници и тестенини, демото за перголи и настрешници и демото за меѓународен превоз. Секое од нив започнува од различна деловна логика. Тоа е причината ERP системот да се приспособува според фирмата, наместо тимот да биде принуден да го заобиколува софтверот со нови табели.
Често поставувани прашања
- Дали е тешко да се работи со ERP систем?
- Не, ако екраните и улогите се усогласени со реалната работа. Тешкотијата обично доаѓа од нејасен процес, непотребни полиња или недостиг на обука, а не од самата идеја за ERP.
- Може ли ERP системот да го замени Excel?
- Да, за секојдневни барања, нарачки, магацин, задачи, фактури и извештаи. Excel може да остане за еднократна анализа или размена на податоци, но не треба да биде главното место за оперативни информации.
- Што гледа вработениот на терен во ERP?
- Тој ги гледа доделените задачи, адресата, рокот, упатствата и потребните материјали. По посетата може да додаде статус, белешка, фотографија, искористени делови или потпис од клиентот.
- Се поврзува ли ERP со онлајн продавница и сметководствена програма?
- Да, кога конкретните системи имаат соодветен API или друг сигурен начин за размена. Однапред се утврдува кои податоци се испраќаат, во која насока и кој систем е водечки за секој запис.
- Колку време е потребно за воведување на ERP?
- Зависи од опсегот, бројот на улоги, миграцијата на податоците, интеграциите и сложеноста на процесите. Најсигурниот пристап е прво да се воведе еден основен тек, а по тестирањето да се додадат останатите модули.
