Складов софтуер

Повечето фирми, които ни пишат за склад, вече имат програма. Проблемът е, че тя е на отделен компютър, продажбите се водят в друга, сайтът в трета, и една и съща стока има различна наличност на три места. Така изглеждаше Пеликан ДТМ преди системата: наличности, доставки, фактури и цени в отделни програми и таблици, а годишната ревизия на 2 500 артикула отнемаше дни и не можеше да се провери.

Ако складът Ви е един, артикулите са стотици и процесът е стандартен, готовата складова програма е по-евтиният избор и ще Ви го кажем на първия разговор. Собствена програма за склад се оправдава, когато имате повече от един обект, онлайн магазин, който трябва да тегли от същата наличност, търговци, които правят поръчки от телефона, или каталог, който готовата програма вече не търси и не изписва достатъчно бързо. Дистрибутор с над 50 000 артикула ни описа точно това: изписването в новата версия на готовата му програма отнемало над две минути вместо двадесет секунди, а вносът на цени за шест ценови групи минавал от една на осем минути работа.

Пишем системата по процеса на Вашата фирма, не по шаблон. Започваме от модула, който Ви спира най-много, обикновено склад и каса или склад и поръчки, и добавяме следващите в същата програма, когато ги поискате.

Приемането става със скенер. Доставката започва като заявка към доставчика, приема се ред по ред с покупната цена и сама вкарва стоката в наличността. Фактурата за покупка може да създаде нов артикул направо от своя ред, без да се излиза от документа. Всеки артикул носи баркод, категория, доставчик и толкова цени, колкото обекти и клиенти имате: при Пеликан ДТМ са четири, доставна, на едро, в магазина и в книжарницата.

Когато стоката има срок на годност, тя влиза с партида и срок, а при продажба системата изписва първо опаковката, която изтича. Срокът не се помни от човек. Управителят вижда какво изтича през следващия месец и какво е под минималната наличност, по обект и по партида. Това е и честият въпрос на магазините за храни: входящ контрол с партидни номера и тегловни артикули, с етикет от везната или с директна връзка с нея.

Прехвърлянето между обектите е един документ с неограничен брой редове, с печат преди запис и с оценка по цената на обекта, в който стоката отива. Ревизията е физическото преброяване: работи върху хиляди артикули наведнъж, пази се като чернова, докато се брои, и различава преброена нула от непреброен артикул, така че нищо не се нулира по погрешка.

Касата продава със скенер или с търсене по име и не позволява да се продаде стока, която я няма. Справките са за управителя: продажби по обект и период, ниски наличности, движения по артикул, разлики от ревизията. Всеки вижда само своята част, а одит логът пази кой какво е променил.

Поръчката идва от търговец, по имейл, от Excel или от сайта и влиза в системата като поръчка със статус от „нова“ до „получена“. Заявки от имейл и Excel внасяме автоматично в решението за хранително производство, където фирмите клиенти поръчват всяка сутрин.

Онлайн магазинът чете от същата база: поръчките от него влизат в склада, а артикулите, цените и наличността се публикуват от системата към сайта. При 3DPrintX цените се сменят в двете посоки, а при Пеликан ДТМ магазинът pelikan-dtm.com е свързан със системата, така че наличността на сайта е наличността в склада. Товарителницата за Еконт се създава от поръчката, без преписване на адреса.

Най-честият въпрос е дали системата ще работи с оборудването, което вече имате. Баркод скенерът работи с всяка уеб система. Скенер-везна в плота и етикетна везна с клавиатура свързваме по модел: артикулите с цени се качват във везната от системата, тя печата етикет с баркод, а касата разчита от него артикула, теглото и цената. Когато връзката не е възможна, теглото се въвежда ръчно.

За касовия апарат проверяваме модела. За хранителен магазин сме описали в оферта връзка с Tremol M20 в режим „фискален принтер“: бележката излиза от самия апарат по команда от системата, а регистрацията му в НАП остава каквато е. В пусната система досега не сме свързвали фискално устройство, затова го записваме в офертата като отделен ред, а не като обещание. ПОС терминал на банка свързваме по неговия модел; клиентът го изпраща една до две седмици по-рано за настройка. Плащането с карта през MyPOS и Stripe вече сме свързвали.

Складовият служител работи от телефон или таблет: сканира при приемане, при събиране на поръчката и при ревизия, и записът влиза в системата в момента.

Каталог с десетки хиляди артикули иска дърво от категории със запазен ред, варианти и атрибути към продукта и към варианта, няколко ценови листи наведнъж и ценови групи с отстъпки по клиент. Доставчикът има собствен каталог с неговите кодове, свързани с Вашите артикули; вносът на цени от неговите файлове показва резултата за проверка, преди да го запише. Търсенето приема няколко думи в едно поле, а историята на движенията стои при продукта: кога е влязъл, по каква цена, къде е отишъл.

Системата работи в браузъра. Нищо не се инсталира на компютрите: нов компютър, нов склад или нов търговец е още един вход с парола, без такса за работно място. За хранителен магазин с около 30 устройства това беше първият въпрос, и отговорът е, че се плаща сървърът, не броят на хората.

Сървърът и архивите могат да са при нас или в акаунт на Вашата фирма в Hetzner, Германия, с ежедневни архиви и живо копие, така че при срив загубата на данни да е под минута, а възстановяването до два часа. Кодът и данните са Ваши и Ви ги предаваме.

Данните от сегашната програма не се губят. Артикули, баркодове, доставчици, клиенти и наличности пренасяме от износ в Excel или от базата на старата програма; вносът и износът от Excel са част от системата на Пеликан ДТМ. Прехвърлянето планираме за ден със слаба работа и за първите дни сме на телефона.

Склад и каса за един обект сме оферирали за 35 дни; каталог, склад и сайт в една система за дистрибутор, за шест седмици. Пеликан ДТМ работи със системата си от април 2026 г. и я развива и до днес, модул по модул. Плащането е на части: половината при започване и половината при предаване. След пускането поддържаме програмата срещу 100-350 € на месец, ако желаете, или работите без месечна такса, само със сървъра.