Предности ERP софтвера за мала и средња предузећа
ERP софтвер помаже малим и средњим предузећима да раде са једним скупом података уместо са Excel табелама и неповезаним програмима. Систем обједињује складиште, продају, фактуре, испоруке, извештаје и права приступа, тако да тим види исте информације и прати исти процес.
Шта ERP систем решава у малом предузећу?
У малом предузећу једна поруџбина често пролази кроз неколико места: имејл, телефон, Excel, програм за складиште и рачуноводствени софтвер. При сваком преписивању јавља се ризик од погрешног артикла, пропуштене испоруке или фактуре са застарелом ценом.
ERP систем повезује ове радње. Продаја може да почне као упит, да пређе у понуду, поруџбину, резервацију робе, испоруку и фактуру. Подаци се уносе једном и користе у наредним фазама.
Руководилац добија извештај о промету, обавезама, залихама, поруџбинама и раду тима без прикупљања датотека од различитих запослених. Радник у складишту види шта треба послати. Комерцијалиста види историју клијента. Рачуноводство добија уређена документа.
Који модули су најкориснији?
- Клијенти, добављачи и контакти са историјом комуникације.
- Понуде, поруџбине, продаја и аутоматско праћење статуса.
- Складиште са залихама, резервисаним количинама, испорукама, серијама или серијским бројевима.
- Фактуре, књижна одобрења и повезаност између пословног документа и плаћања.
- Извештаји о продаји, маржама, обавезама, залихама и извршавању задатака.
- Улоге и права која сваком запосленом приказују само неопходне информације.
Које су предности у односу на Excel и неповезане програме?
Excel је користан за привремену листу или сопствени извештај. Проблем настаје када више људи уређује различите копије једне датотеке. Тада нико није сигуран која је залиха актуелна, да ли је одређена понуда послата и ко је променио вредност.
Неповезани програми решавају појединачне задатке, али остављају запослене да преносе податке између њих. То одузима време и отежава контролу. ERP систем ствара јединствен след радњи и бележи историју промена.
| Excel и одвојени програми | ERP систем |
|---|---|
| Подаци се копирају између датотека и апликација. | Једна поруџбина повезује клијента, складиште, испоруку и фактуру. |
| Извештаји се припремају ручно и зависе од одређеног запосленог. | Извештаји се генеришу из актуелних података и могу да се филтрирају по периоду, клијенту или производу. |
| Тешко је видети ко је променио запис. | Улоге и дневник активности омогућавају контролу приступа и промена. |
| Процес се разликује у зависности од особе која га извршава. | Систем води тим кроз унапред дефинисане кораке и статусе. |
| Интеграције обично захтевају ручни пренос. | API може да повеже ERP са сајтом, онлајн продавницом, курирском службом, плаћањима или CRM-ом. |
Како ERP помаже продаји, складишту и испорукама?
Продајни тим види да ли клијент има активну понуду, претходне поруџбине, неплаћене фактуре и договорене услове. Тако разговор не почиње од нуле, чак и када колега који је радио са клијентом није присутан.
Складиште добија конкретан задатак, а не поруку у чету са нејасним статусом. Систем може да резервише робу, прикаже количине које недостају и повеже испоруку са поруџбином. Код производа са роком трајања или серијама додају се правила у складу са начином рада фирме.
Код теренских операција ERP може да обухвати захтев, радни налог, тим, коришћени материјал и накнадно фактурисање. То се види у ERP систему за Ековат, где процеси обухватају захтеве, радне налоге, возни парк, складиште и препознавање докумената и фактура.
Код услуга које се понављају систем може да креира задатке и фактуре на основу уговора. LiftexPro је пример ERP система за компаније које се баве лифтовима, са планирањем прегледа, управљањем зградама, мобилном апликацијом за техничаре и аутоматским фактурисањем.
Када је инвестиција у ERP оправдана?
Инвестиција је оправдана када губици због ручног рада, грешака и недостатка контроле већ коштају више од промене. Фирма не мора да буде велика. Важније је да су процеси довољно сложени или да се често понављају.
- Имате велики број поруџбина, клијената, добављача или кретања робе у складишту.
- Један исти документ се уноси у неколико програма.
- Запослени одржавају различите Excel датотеке и расправљају се о томе која је верзија актуелна.
- Руководилац чека извештаје, уместо да резултате види у систему.
- Постоје грешке у залихама, ценама, испорукама или фактурисању.
- Фирма ради на основу уговора, претплата, радних налога, рута или производних задатака.
- Желите нови продајни канал који треба повезати са складиштем и фактурисањем.
Ако је пословање мало, процес је једноставан и једна особа управља свим записима, ERP може бити преурањена инвестиција. У том случају прво опишите процесе и проверите да ли готов алат покрива стварну потребу. Систем не треба да усложњава посао који се већ обавља брзо.
Колико кошта ERP систем и шта утиче на цену?
Оријентациона цена израде ERP система је 3.000–29.300 €. Цена зависи од броја модула, улога, сложености процеса, потребних интеграција, миграције података, мобилног приступа и начина имплементације.
| Фактор | Шта треба да разјасните |
|---|---|
| Обим | Да ли су потребни само складиште и продаја или и производња, уговори, сервис, управљање документима и задаци? |
| Интеграције | Да ли је потребна API веза са онлајн продавницом, курирском службом, платним оператором, телефонијом, рачуноводством или банком? |
| Подаци | Како ће се пренети клијенти, производи, залихе, цене и стари документи? |
| Приступ | Које улоге ће радити у систему и шта свака од њих може да види или мења? |
| Имплементација | Да ли ће бити обуке, тестног окружења, постепеног увођења и периода паралелног рада? |
Не упоређујте понуде само на основу броја екрана. Важније је шта се дешава код стварне поруџбине, погрешне испоруке, делимичног плаћања, враћања робе или промене уговора. Добра понуда описује ове сценарије, а не само називе модула.
Готов ERP систем или ERP по мери?
Готов ERP систем је погодан када пословање функционише по стандардном процесу и може да прихвати унапред дефинисана правила. Обично се брже покреће, али могућности измене нестандардних екрана, улога и веза могу бити ограничене.
ERP по мери је погодан када је процес специфичан, фирма има сопствени начин рада или систем треба да повеже неколико различитих операција. Недостатак је већа потреба за анализом, тестирањем и јасним дефинисањем обима.
| Критеријум | Готов ERP систем | ERP систем по мери |
|---|---|---|
| Процеси | Радите по постојећем моделу и подешавањима. | Модел се гради око Ваших стварних корака. |
| Покретање | Обично је брже код стандардних потреба. | Захтева анализу, развој, тестирање и обуку. |
| Промене | Зависе од могућности производа. | Могу се планирати према приоритетима фирме. |
| Интеграције | Подржани су доступни конектори и API могућности. | Интеграције се могу пројектовати за конкретан процес. |
| Контрола | Зависите од правила и развојног пута добављача. | Добијате систем изграђен око Вашег процеса и код који је Ваш. |
Постоји и средње решење: почињете са основним модулима по мери, а аутоматизације и интеграције додајете постепено. Тако прва верзија решава најскупљи проблем, без покушаја да одједном дигитализујете све.
Како да изаберете ERP агенцију?
Изаберите ERP агенцију не према најдужем списку функција, већ према томе да ли разуме Ваш процес. Пре понуде затражите разговор са људима који заиста раде са захтевима, складиштем, испорукама и фактурама.
- 01Опишите процес од почетка до краја
Забележите како захтев стиже, ко га одобрава, када се роба резервише, како се испорука извршава и када се издаје фактура. Забележите изузетке, јер они показују праву сложеност.
- 02Затражите демонстрацију према Вашем сценарију
Не прихватајте општу презентацију менија. Дајте пример са стварним клијентом, производом, испоруком, делимичним плаћањем и корекцијом. Погледајте како систем прати сваки корак.
- 03Проверите интеграције и податке
Утврдите како се повезују веб-сајт, онлајн продавница, курирске службе, плаћања и рачуноводство. Питајте како се увозе стари подаци и како се праве резервне копије.
- 04Одвојите обавезно од пожељног
Одредите које су функције потребне за прву имплементацију. Оставите секундарне извештаје, аутоматизације и мобилне екране за следећу фазу, ако се тиме смањује ризик.
- 05Утврдите власништво и одржавање
Проверите ко поседује код и податке, како се управља приступима, како се отклањају проблеми и како се додају будуће измене. Утврдите и шта се дешава по раскиду уговора.
Потражите стварне примере у којима систем обухвата више од једног модула. У портфолију не гледајте само визуелни интерфејс, већ и шта је аутоматизовано и са којим спољним системима ради. За разговор о конкретном процесу можете користити контактни формулар.
Како да уведете ERP без оптерећивања тима?
Најчешћа грешка је почети са свим могућим функцијама. Боље је да изаберете један основни ток, на пример од поруџбине до фактуре, и тестирате га са стварним подацима.
Одредите особу из фирме која познаје процес и може да доноси одлуке. Она треба да прикупља повратне информације од продаје, складишта, рачуноводства и руководства, уместо да свако даје засебна и противречна упутства.
Пре покретања проверите права приступа, резервне копије, шаблоне докумената, увоз података и граничне случајеве. Након покретања пратите где запослени заобилазе систем. То обично указује на недостајуће подешавање или нејасан процес, а не само на неспремност за промене.
Често постављана питања
- Шта је ERP софтвер једноставним речима?
- ERP је систем који повезује основне процесе фирме у једној бази података. Он може да обједини клијенте, продају, складиште, испоруке, фактуре, задатке, улоге и извештаје.
- Да ли је ERP систем погодан за малу фирму?
- Да, ако фирма има понављајуће поруџбине, кретање робе у складишту, више запослених или честе грешке при преписивању. Ако је процес сасвим једноставан и њиме управља једна особа, најпре упоредите потребе са једноставнијим алатом.
- Која је разлика између ERP и CRM?
- CRM се усредсређује на клијенте, послове, понуде и комуникацију. ERP обухвата и оперативне процесе као што су складиште, испоруке, фактурисање, производња и извештаји, а ова два система могу бити повезана.
- Да ли је готов ERP систем бољи од ERP система по мери?
- Готов систем је добар избор за стандардне процесе и потребу за бржим покретањем. ERP по мери је погоднији за специфичне операције, нестандардне улоге и интеграције које готов производ не покрива добро.
- Како се бира добра ERP агенција?
- Проверите да ли агенција почиње анализом процеса, приказује стварни сценарио и описује интеграције, миграцију и одржавање. Затражите јасне фазе и критеријуме за прихватање, а не само списак функција.
