Како да имплементирате ERP без прекида пословања

Шта треба да разјасните пре избора ERP система?

Имплементација почиње пре првог подешавања. Ако нисте описали како фирма функционише, изабраћете систем према списку функција, а не према својим стварним потребама. Тако често добијете складиште, фактуре и извештаје, али важне информације и даље водите у Excel-у и имејловима.

Окупите људе који заиста обављају процесе. Директор види резултат, али радник у складишту зна који се покрети прескачу, комерцијалиста зна како се понуде одобравају, а рачуновођа зна који документи недостају приликом закључивања.

Опишите шта систем треба да побољша. На пример: бржи унос поруџбина, тачно стање залиха, праћење обавеза према добављачима, аутоматско креирање фактуре или јасна историја разговора са клијентима.

Поделите захтеве на обавезне, корисне и будуће. Тако нећете успорити прво пуштање функцијама које нису потребне за свакодневни рад. Код custom ERP система ово је посебно важно, јер свако додатно правило утиче на развој, тестирање и обуку.

Како се описују тренутни радни процеси?

Не почињите питањем „Какви екрани треба да постоје?“. Почните питањем „Шта се дешава од почетка до краја?“. Процес треба да има почетак, одговорну особу, улазне податке, радње, одобрења и очекивани резултат.

1. 01
   Изаберите процесе са највећим ризиком

   Почните од продаје, набавке, складишта, фактурисања, производње или сервиса, у зависности од делатности. Дајте приоритет местима на којима грешка доводи до кашњења испоруке, погрешне цене, документа који недостаје или незадовољног клијента.

2. 02
   Опишите процес онако како се данас обавља

   Забележите ко прима захтев, где га уноси, ко га одобрава, како се проверава стање залиха и када се издаје фактура. Забележите и заобилазне путеве: договоре телефоном, фајлове послате имејлом, папирне белешке и поновни унос.

3. 03
   Дефинишите циљни процес

   Одлучите шта треба да остане, шта да се укине, а шта да се аутоматизује. ERP систем не треба само да копира стари хаос у нови интерфејс.

4. 04
   Дефинишите улоге и права приступа

   Опишите шта виде и мењају комерцијалиста, радник у складишту, рачуновођа, директор и спољни партнер. Права приступа треба да штите податке, а да притом не блокирају свакодневни рад.

Корисни резултат је кратак опис процеса са реалним примерима. На пример: „Када фирмени клијент пошаље поруџбину, комерцијалиста креира понуду, директор је одобрава изнад одређеног износа, складиште резервише робу, а рачуноводство издаје фактуру након потврђене испоруке.“ Управо таква правила треба претворити у подешавања, улоге и аутоматске радње.

Шта се преноси из старих фајлова и програма?

Не преносите све само зато што то имате. Старе базе често садрже дуплиране клијенте, неактуелне артикле, различите мерне јединице и непотпуне адресе. Ако ове проблеме увезете у нови ERP, изгледаће као техничка грешка, али узрок ће бити у припреми података.

Обично се припрема неколико основних група: клијенти и добављачи, артикли, цене, стања залиха, уговори, отворене поруџбине, незавршени задаци и салда. За сваку групу треба да постоји одговорна особа из фирме која потврђује шта је тачно.

Подаци се издвајају из Excel-а, старе базе или другог програма, чисте се и упоређују са пољима у новом систему. ЕИК, телефон, имејл, адреса, шифра артикла и мерна јединица морају имати јасна правила. Немојте одлуку препустити тиму да након пуштања у рад уноси податке „како му одговара“.

Како да припремите тим за промену?

Отпор према ERP-у ретко је само неспремност за рад са новим софтвером. Људи се обично плаше да ће изгубити контролу, да ће бити надгледани или да ће систем додати још корака. Зато објасните шта се мења за сваку улогу и шта остаје исто.

Изаберите интерно одговорну особу за имплементацију. Она прикупља питања, доноси одлуке у име фирме и прати да ли се договорени процеси поштују. Без такве особе свака промена се враћа директору и пројекат се успорава.

Обука треба да буде организована према задацима, а не према менијима. Покажите комерцијалисти како да креира понуду и претвори је у поруџбину. Покажите складишту како се прима испорука, прави резервација и коригује стање залиха. Рачуновођи дајте реалан ток од документа до извештаја.

Немојте обучавати цео тим прерано. Прво припремите кључне кориснике који ће учествовати у тестирању. Када процеси буду потврђени, остали запослени ће добити прецизнија упутства и мање противречне одговоре.

Које интеграције треба унапред да планирате?

ERP ретко ради изоловано. Можда ће морати да размењује податке са онлајн продавницом, рачуноводственим софтвером, курирском службом, платним оператором, банком, телефонијом, CRM-ом или спољним порталом. Свака интеграција мора имати јасно дефинисан извор истине: који систем креира клијента, који мења цену, а који потврђује плаћање.

На пример, код повезивања са онлајн продавницом треба да прецизирате шта се синхронизује: производи, цене, стања залиха, поруџбине, статуси и товарни листови. Ако два система могу да мењају исти запис без правила, добићете дуплиране поруџбине или различита стања залиха.

Планирајте и сценарије неуспеха. Шта се дешава ако курирска API услуга не одговори? Где се види неуспешно плаћање? Ко добија обавештење о грешци? Добра API интеграција није само повезивање два дугмета, већ процес који се може пратити, са логовима и могућношћу поновног извршавања.

Код сложеније фирме разумно је описати интеграције у посебном документу: поља, учесталост размене, правила за статусе, права приступа и особу задужену за проблеме. То смањује ризик да промена на сајту или спољној услузи прекине рад ERP-а.

Како се спроводе тестови пре пуштања у рад?

Тест није само да отворите сваки екран и проверите да ли се учитава. Треба да прођете кроз реалне сценарије од почетка до краја. Креирајте тестну поруџбину, проверите доступност, обавите испоруку, издајте фактуру, региструјте плаћање и проверите да ли извештаји приказују тачан резултат.

Тестирајте и изузетке: артикал који недостаје, одбијену понуду, делимичну испоруку, враћену робу, сторнирану фактуру, промену цене и корисника без права на одобравање. Управо ту се појављују проблеми који касније заустављају складиште или рачуноводство.

Спроведите пријемни тест са људима који ће радити у систему. За сваки сценарио забележите очекивани резултат, стварни резултат и решење у случају разлике. Не прихватајте усмено „ваљда је у реду“. После теста треба да постоји списак исправки и јасна одлука о томе које су обавезне пре пуштања у рад.

Добра пракса је да пробно пренесете податке, а затим то поновите после исправки. Тако видите колико миграција траје и које провере треба обавити на дан преласка.

Како се постепено прелази на ERP?

Најризичнији приступ је да све промените у једном дану, без резервног плана. Понекад је то неизбежно, али је код већине фирми сигурније поделити прелазак на јасне фазе.

У већини случајева практично решење је ограничени пилот. Изаберите једно складиште, тим или процес, уведите га у нови систем и пратите резултате. Када се правила потврде, проширите обухват.

Одредите датум и време за коначан пренос отворених докумената. Направите резервну копију старих података, ограничите промене током миграције и одредите људе за проверу залиха, стања, поруџбина и права приступа.

Првих дана после пуштања у рад треба да постоји брз канал за пријаву проблема. Сваки сигнал треба класификовати: грешка која блокира рад, неисправно подешавање, питање у вези са обуком или нови захтев. Ако се све бележи као „хитно“, тим ће губити време и мењати систем без приоритета.

Колико кошта увођење ERP система?

За ERP, CRM и пословни софтвер оријентациона цена је 3.000–29.300 €. Овај оквир обухвата решења различитог обима, па цена зависи од броја модула, улога, миграције података, интеграција, специфичних правила и потребних тестова.

Систем само за контакте, задатке и фактуре различит је пројекат од ERP-а за складиште, производњу, теренске тимове, управљање документима и аутоматско фактурисање. У понуди треба посебно приказати развој, миграцију, интеграције, обуку и подршку. Тако упоређујете стварни обухват, а не само коначни износ.

Потражите ERP систем по мери када готов производ захтева превише заобилазних решења или не може да повеже ваше важне процесе. Да бисте видели како изгледа систем са CRM-ом, телефонском интеграцијом, тикетима и аутоматизацијом, погледајте Saitami ERP.

Како изгледа добар план увођења?

Добар план не обећава да неће бити питања. Он показује када ће и ко ће их решити. Почиње обухватом и одговорним особама, наставља се описом процеса и података, а затим обухвата конфигурацију, интеграције, тестове, обуку и пилотску употребу.

Пре пуштања у рад морате знати који ће подаци бити пренети, како се у случају критичног проблема враћате на стари систем, ко одобрава промене и где се пријављују проблеми. После пуштања не пратите само да ли систем ради, већ и да ли тим заиста поштује нови процес.

Када је увођење планирано око стварног рада, ERP систем постепено уклања двоструки унос, нејасне одговорности и разлике између одељења. Када је планирано само око техничких функција, он додаје још један слој сложености.