Како се ради са ERP системом: практичан процес

Са ERP системом се ради као са заједничким радним током, а не као са низом одвојених екрана. Продавац уноси клијента и захтев, претвара га у понуду, а након одобрења систем креира поруџбину. Од тог тренутка складиште, производња, теренски запослени, рачуновођа и управник раде са истим подацима. Статус се мења једном и видљив је свуда.

Како почиње рад: клијент, захтев и понуда

Процес почиње картоном клијента. У њему се чувају фирма, контакт особа, адресе, договорени услови, историја поруџбина и разговора. Када стигне нови упит телефоном, имејлом, преко сајта или лично, продавац га уписује код тог клијента. Ако је клијент нов, креира картон уместо да податке уписује у личну табелу.

Следи захтев. Он може бити продаја робе, услуга, поправка, монтажа или цео пројекат. Продавац додаје производе и услуге, количине, рок, адресу и посебне услове. Код фирме са различитим ценама ERP систем може да користи ценовник за конкретног клијента или групу клијената.

Понуда се креира из захтева. Тиме се смањују преписивање и грешке у количинама, ценама и адресама. Након слања продавац мења статус у „послата“, „на одобрењу“ или „одбијена“. По потреби управник види понуду и одобрава је, без тражења прилога у имејл преписци.

Како понуда постаје поруџбина и задатак

Када клијент прихвати понуду, продавац је претвара у поруџбину. Систем чува везу између клијента, понуде и поруџбине. Тако се касније види шта је понуђено, шта је прихваћено и шта је стварно реализовано.

Из поруџбине се креирају задаци. То могу бити припрема робе, испорука, посета, монтажа, поправка или издавање фактуре. Сваки задатак има одговорну особу, рок, адресу, опис и статус. Теренски запослени добија само своје задатке преко телефона или таблета. Он може да дода фотографију, белешку, употребљени материјал и потпис клијента.

Овај модел је важан код теренских операција. У Ековат ERP систем обухвата захтеве, радне налоге, возни парк, складиште и документа за фирму чије се активности одвијају на терену. Радни налог не остаје само у фасцикли диспечера, већ се повезује са људима, материјалима и накнадним фактурисањем.

Како ERP систем управља складиштем

Након потврђене поруџбине складиште види шта треба издвојити или набавити. Стање се проверава по артиклима, складиштима и резервисаним количинама. У случају недостатка може се креирати захтев према добављачу, без додатне провере у Excel табели.

При пријему испоруке уносе се добављач, артикли, количине, серије и рокови, када је то потребно. При отпреми складишни радник потврђује шта је изашло. Тако продавац види да ли је поруџбина спремна, а управник види кретање робе и вредност залиха.

Код производње складиште није само списак готових производа. Систем може повезати рецепт или технолошку операцију са производном серијом. У Тестен Дом процес обухвата B2B захтеве из имејла, рецепте, производне серије, FEFO складиште са роком употребе, баркодове, фактуре и извештаје. То показује разлику између обичног складистичког модула и процеса подешеног према конкретном пословању.

Како се издаје фактура и шта види рачуновођа

Када су испорука или услуга реализоване, фактура се креира из поруџбине или радног налога. Клијент, основ, износи и артикли већ су унети. Рачуновођа проверава документ, додаје потребне рачуноводствене податке и прати статус плаћања.

У зависности од процеса, фактура може бити издата при испоруци, у одређеној фази пројекта, месечно по уговору или након прихватања радова. Код LiftexPro систем повезује планирање прегледа, зграде, техничаре и аутоматско фактурисање за фирме које одржавају лифтове. То је практичан смисао ERP система: фактура се појављује као следећи корак обављеног посла, а не као нови ручни унос.

Које улоге постоје у ERP систему

Добар систем не приказује исте екране свима. Он раздваја приступ према одговорностима и бележи ко је променио податке. Улоге се могу подесити према структури фирме.

У демо верзији Универзалног ERP-а обједињени су контакти, пројекти, задаци, фактуре, календар и извештаји. Демо верзија за међународни транспорт приказује другачији приступ: одвојене приказе за власника, диспечера, рачуновођу и возача, заједно са вожњама, возним парком, клијентима, фактурама и трошковима. Тако се види зашто ERP није исти за сваку фирму.

Како руководилац добија извештај у реалном времену

Извештај у ERP-у није слика на крају месеца ако тим уноси информације током обављања посла. Руководилац може да види које понуде чекају одговор, које су поруџбине прекорачиле рок, шта има на залихама, које фактуре нису плаћене и колико је задатака отворено по тиму.

То не значи да је сваки извештај аутоматски користан. Ако запослени прескачу статусе или уносе различите називе за исти артикал, резултат ће бити нетачан. Зато се приликом увођења одређују обавезна поља, одговорне особе и јасна правила о томе када се задатак сматра завршеним.

У Saitami ERP обједињени су CRM, тикет систем, интегрисани SIP телефон, AI имејлови и аутоматизација процеса. Овакав тип система је користан када руководилац жели да повеже комуникацију са клијентом са стварним радом, а не да одржава одвојене спискове разговора, задатака и продаје.

Како заменити Excel табеле и преписивање

Excel остаје користан за једнократну анализу или увоз података. Проблем настаје када табела постане главни оперативни систем. Тада постоје различите верзије, нема историје измена, формуле се оштећују, а информације не стижу на време до магацина или рачуноводства.

ERP то замењује једним записом и узастопним радњама. Клијент се уноси једном. Понуда користи његове податке. Поруџбина преузима податке из понуде. Магацин добија задатак из поруџбине. Фактура користи извршено. Извештај се израчунава на основу истих записа.

Када постоје спољни системи, API интеграција може да повеже ERP са онлајн продавницом, курирском службом, плаћањима, телефонијом, имејлом или рачуноводственим софтвером. Циљ није да се замени сваки програм, већ да подаци аутоматски пролазе тамо где је то безбедно и оправдано.

Како се ERP процес уводи у фирму

Не почињите каталогом функција. Почните једном стварном поруџбином и пратите шта се дешава од првог контакта до плаћања. Забележите ко уноси информације, ко их проверава, шта се штампа, где настаје кашњење и који извештај недостаје.

1. 01
   Описивање стварног процеса

   Поделите рад на фазе: захтев, понуда, поруџбина, магацин или производња, извршење, фактура и плаћање. Забележите изузетке, јер управо они често стварају ручни рад.

2. 02
   Одређивање улога и правила

   Утврдите ко креира клијента, ко одобрава цену, ко резервише робу, ко завршава задатак и ко има право да изда или поништи документ.

3. 03
   Подешавање и повезивање података

   Креирајте поља, статусе, шаблоне и извештаје. Затим процените које спољне системе треба повезати путем API-ја и који ће се подаци размењивати.

4. 04
   Тестирање са стварним сценаријима

   Проверите редовну продају, одбијену понуду, недостајућу робу, враћену испоруку, задатак коме је истекао рок и исправку фактуре. Тако се проблеми проналазе пре пуштања у рад.

5. 05
   Постепено увођење и контрола

   Почните процесом који захтева највише ручног рада. Пратите да ли тим исправно уноси податке, прилагодите екране и додајте следеће модуле када основни ток постане стабилан.

Када стандардни ERP систем није довољан

Стандардни производ је добар избор када фирма може да ради по готовом процесу и нема потребу за специфичним улогама, документима или интеграцијама. Обично се уводи брже, али намеће ограничења у начину рада.

ERP по мери има смисла када фирма има теренске тимове, производњу, сложене уговоре, различите типове клијената, специфично формирање цена или велики број система које треба повезати. Цена и рок зависе од броја улога, модула, миграције података, интеграција и потребних провера. Важно је да понуда описује радни процес, а не само списак менија.

Практични примери налазе се у демо верзији за производњу баница и тестенина, демо верзији за перголе и надстрешнице и демо верзији за међународни транспорт. Сваки од њих почиње од другачије пословне логике. Зато се ERP систем подешава према фирми, уместо да тим буде приморан да заобилази софтвер новим табелама.